|
Bei der Abwicklung strittiger Betriebskostenabrechnungen entsteht eine hohe Kostenbelastung für das Unternehmen.
Eine Abrechnung der Betriebskosten kann nur erfolgen, wenn monatliche Vorauszahlungen geleistet werden. Bei der Vereinbarung einer Inklusiv- und Bruttomiete – nicht selten der Weg bei Nichtimmobilienunternehmen – scheidet eine Abrechnung der Betriebskosten aufgrund gesetzlicher Grundlagen aus. Der Gesetzgeber hat die Abrechnungsvoraussetzungen für Fremdmietverhältnisse in§§ 556, 556 a und 560 BGB geschaffen.
Diese vertragliche Grundlage ist auch Voraussetzung für die Betriebskostenabrechnung
bei Gewerbemietverträgen.
Das Transparenzgebot ist seitder Schuldrechtsreform, die am 1.1.2003 in Kraft trat, in § 307 Abs.1 Satz 2 BGB gesetzlich verankert. Demnach müssen Allgemeine Geschäftsbedingungen so klar und verständlich gestaltet werden, dass ein sorgfältiger,juristisch nicht vorgebildeter Leser in der Lage ist, ihren Inhalt zu erfassen. Insoweit wird in der Fachliteratur die Auffassung vertreten, dass ein bloßer Verweis auf die II. BV (früher) bzw. § 2 BetrKV (jetzt) nicht ausreichend sei, da ein juristischer Laie die einzelnen Betriebskostenarten nicht kennen kann. Deshalb ist zu empfehlen, den Text der Betriebskostenverordnung neu abgeschlossenen Mietverträgen beizufügen.
Der Vermieter hat eine Abrechnung zu erstellen, wenn der Mieter Vorauszahlungen geleistet hat (§ 556 Abs. 3Satz 1 BGB Abrechnungspflicht).
Die Betriebskostenvorauszahlungen sind jährlich abzurechnen. Wenn der Mieter erst während eines laufenden Jahres eingezogen ist, werden auf ihn die zeitanteiligen Betriebskosten umgelegt. Am Abrechnungszeitraum ändert sich nichts. Im Gewerberaummietrecht sind abweichende Vereinbarungen möglich, wenn auch selten üblich.
Der Vermieter ist gemäß § 556Abs. 3 Satz 2 BGB verpflichtet, dem Mieter die Abrechnung der Betriebskosten bis spätestens zum Ablauf des 12. Monats des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (Abrechnungspflicht).
Obwohl es für Gewerberaum bisher keine gesetzliche Regelung gibt, wird hier die Jahresfrist analog herangezogen.
Zum Fristende muss die Abrechnung rechtzeitig beim Mieter eingegangen sein (Einschreiben).
Nach § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB ist die Geltendmachung von Nachforderungen
durch den Vermieter nach Ablauf der Jahresfrist ausgeschlossen (Ausschlussfrist). Diese Ausschlussfrist ist durch Vertrag nicht abdingbar.
Ausnahmen von der Ausschlussfrist gibt es nur dann, wenn der Vermieter
die Verspätung nicht zu vertreten hat. Entschuldigte Verspätungen liegen
vor, wenn:
- der Vermieter kommunale Bescheide oder Steuerbescheide verspätet erhält,
- Streitigkeiten des Vermieters mit Lieferanten anhängig sind oder
- es zu unvorhersehbaren Verzögerungen auf dem Postweg kommt.
Hier gibt es sicher Zweifelsfälle. Erfolgt z.B. die Heizkostenabrechnung
durch eine damit beauftragte Firma zu spät, kann der Vermieter diese häufig
gar nicht selbständig fertigstellen.Der Vermieter muss sich aber darum
bemühen, alle für die Abrechnung notwendigen Unterlagen rechtzeitig zu
erhalten, oder mit Schätzungen arbeiten.
Eine Ausschlusswirkung tritt aber auch dann ein, wenn der Vermieter
die Abrechnung nicht formalordnungsgemäß erstellt. Mindestelemente einer
solchen Abrechnung sind nach einer Entscheidung des BGH:
- die Zusammenstellung der Gesamtkosten,
- die Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels,
- die Berechnung der Einzelbeträge des Mieters und
- der Abzug der Vorauszahlungen.
Nachforderungen können nach Ablauf der Ausschlussfrist z.B. noch geltend
gemacht werden, wenn es in einer ansonsten formal richtigen Abrechnung
lediglich um Einzelangaben geht.
Bei nicht fristgerechter Abrechnung kann der Mieter die Zahlung weiterer
Betriebskostenvorauszahlungen gem. § 273 BGB verweigern, bis ihm
die Abrechnung zugestellt wird (Zurückbehaltungsrecht). Ein Anspruch
auf Zurückbehaltung der Miete besteht nicht, da zwischen Miete und Betriebskosten
weder ein Gegenseitigkeitsverhältnis besteht noch eine Konnexität.
Die Abrechnung der Betriebskosten bzw. deren Entstehung im beeinflussbaren
Bereich erfolgt schon gemäß §556 Abs. 3 Satz 1 BGB nach
demWirtschaftlichkeitsgrundsatz. Dazu gehört insbesondere:
- angemessene, nicht zu kurze Reinigungsintervalle,
- die Grünanlagen sollen nicht übermäßig bewässert werden,
- es sollen keine überflüssigen Versicherungen abgeschlossen werden,
- es sollen nur so viele Mülltonnen angeschafft werden, wie es notwendig
ist,
- generell hat der Vermieter auf angemessene Preise zu achten, Mengenrabatte
und günstige Einkaufsmöglichkeiten sind auszunutzen,
- von mehreren Problemlösungen ist die günstigste auszuwählen, z.B. soll
das Herbstlaub kompostiert werden statt abgefahren, und wenn der Einsatz
von Maschinen kostengünstiger ist, sollen keine manuellen Reinigungsarbeiten
durchgeführt werden,
- die Wartungsintervalle von technischen Einrichtungen sollten nicht unüblich
kurz sein, z.B. eine monatliche Aufzugswartung bei einem Wohnobjekt.
Eine professionelle Behandlung des Betriebskostenthemas kann auch
damit einher gehen, dass man dem Mieter transparent macht, welche Betriebskosten
er beeinflussen kann bzw.direkt verursacht hat bzw. bei welchen dies nicht der Fall ist.